Cómo perder negocios de éxito por no responder llamadas y mensajes

En el mundo competitivo de hoy, perder negocios de éxito solo por no atender una llamada o un mensaje puede resultar muy costoso. Estudios han determinado que el hecho de desatender una sola llamada tiene altas repercusiones en el costo de oportunidad.

Esto es particularmente impactante en las empresas de courier. Si siempre estás disponible para tus clientes, tal vez nunca lo mencionen. Pero, si dejas de atender al menos una llamada, ¿te imaginas a cuántos se lo comentarán? Adicionalmente, una mala reseña en redes sociales puede ser terrible. Veamos sus implicaciones y cómo revertirlas.

Perder negocios de éxito no es una opción

Estamos completamente interconectados, siempre alguien necesita enviar y traer mercancía, así que perder negocios de éxito por una mala atención es inaceptable. Si no atiendes debidamente a tu cliente habitual o potencial, alguien más lo hará por ti.

Puedes estar en los primeros lugares de los motores de búsqueda, con un contenido envidiable. Pero, si al momento de llamar no eres la primera respuesta, no se molestarán en verte. Todo ese trabajo de posicionamiento se vendrá al suelo. El costo de dejar llamadas desatendidas es inmenso.

Según estudios, son necesarias casi 40 reseñas positivas para poder revertir todo el daño que una mala crítica puede causar. ¿Por qué? Porque el impacto negativo de no haber escuchado a tu cliente es difícil de reparar. ¿Qué nueva información tenía? ¿Qué comentario iba a hacer? Nunca lo sabrás. No lo escuchaste.

Una mala imagen

No responder oportunamente a los mensajes y llamadas de tus clientes te crea una pésima imagen profesional. Esa sensación de desinterés y descuido hace que otras empresas no te consideren para una futura relación comercial.

Un mensaje ignorado significa perder una valiosa oportunidad de negocio. Si no pueden contactarte para una consulta o resolver un imprevisto, se irán a tu competencia buscando una rápida solución. Una sola petición de cotización no atendida sería el gran contrato que pudo haber sido y no fue.

Es hora de automatizar

Perder negocios de éxito por no atender un mensaje o una llamada es un riesgo que no se debe correr. Las empresas de courier, una vez finalizada la pandemia, han tomado un segundo aire y arrancaron con nuevos bríos. Ese nuevo aire impuso renovar los planes de automatización y hacer frente a la competencia.

La implementación de sistemas telefónicos aumenta la posibilidad de que cada llamada la reciba la persona adecuada en tiempo real. Esto incluye la instalación o actualización de software para gestionar las actividades que generan valor a la empresa.

Algunas compañías emergentes no creen necesario hacerlo con el argumento de que no se puede anticipar el tráfico de llamadas. Pero la realidad muestra que se puede predecir el volumen de llamadas que entran.

Piensa un momento: si arrancas una campaña publicitando un nuevo servicio, lo lógico es aumentar los recursos para responder ante la demanda de información. Un software de automatización tiene la ventaja de ser escalable: aumenta de acuerdo a tu crecimiento.

Cuáles son las ventajas

En un día normal de labores, hay múltiples actividades que desarrollar: reuniones, planificaciones y otras cosas que demandan tu atención. La de contestar llamadas en momentos “pico” no es una de ellas. Los sistemas inteligentes te permiten:

1.   Enrutamiento llamadas

Una llamada entrante ciertamente puede interrumpir una labor que se esté haciendo en ese momento. Pero, el cliente tiene una necesidad, por eso llama; hay que atenderlo.

Los sistemas inteligentes enrutan las llamadas hacia los agentes que están en mejor disposición de hacerlo. De esa manera no se pierde la valiosa oportunidad de escuchar un reclamo para mejorar, o una propuesta de negocios interesante.

2.   Mejor planificación

Un sistema telefónico alojado en la nube puede anticipar el tráfico de llamadas y gestionarlo de forma eficiente. Para ello, analizar el historial de llamadas revela una data muy valiosa con la que se puede alimentar el sistema. Resultado: menos llamadas perdidas, incluso luego de cerrar las operaciones del día.

3.   Respuesta en todo momento

Los sistemas en la nube se pueden instalar en tu dispositivo, tanto iOS como Android, flexibilizando las operaciones. Funcionan paralelas a tu número personal, por lo que no hay forma de que una llamada entrante se pierda. El cliente siempre pensará que estás en tu oficina, así que la atención es constante mientras permaneces en casa o en otro lugar.

4.   Establece prioridades

El no tener prioridades claras puede hacerte perder negocios de éxito, más cuando entran varias llamadas. Saber a qué cliente hay que cuidar y atender debidamente, y cual el prospecto que no llegará a ninguna parte, es una tarea difícil.

El tiempo en los negocios vale oro, por lo tanto, un sistema telefónico integrado a tu CRM es  una herramienta fabulosa. En labores multitask no puedes atender varias llamadas, es imposible. Pero un software inteligente te enlaza con las llamadas de tus mejores clientes.

Las otras llamadas pueden ser enrutadas a los otros integrantes de tu staff que tengan más disposición de atenderlas. Es un proceso que toma pocos segundos, ahorra tiempo y pone en primer lugar lo que le da valor a la organización.

No pierdas llamadas

En una era omnicanal, perder negocios de éxito por no atender una llamada no debe ser una opción. Hay que comprender que las llamadas perdidas se convierten en costes indirectos. Gestionarlas con un sistema automatizado te ayudará a ganar más clientes y a gastar menos. No dejes a tu cliente esperando.

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